Prodloužení zaměstnanecké karty může být relativně jednoduchým procesem, pokud dodržíte několik základních pravidel. Pokud tedy máte s cizinci již zkušenosti a tato agenda Vás baví, všechny potřebné informace najdete v článku níže. Pokud tuto agendu naopak vůbec řešit nechcete, prodloužení zaměstnanecké karty je jednou ze základních služeb naší imigrační agentury, a rádi se pro Vás o celý proces postaráme!

Základní pravidla prodloužení zaměstnanecké karty

Než se pustíme do vysvětlení samotného procesu prodloužení zaměstnanecké karty a dokumentů, které jsou k tomu potřeba, podívejme se nejprve na několik zásadních pravidel, kterých se držet.

Zkontrolujte, že má zaměstnanec opravdu zaměstnaneckou kartu

Pokud máte v agendě cizinců ve firmě pořádek a v tématu se vyznáte, toto by pro Vás neměl být problém. V praxi jsme se už ale setkali s případy, že se na nás obrátil klient s žádostí o prodloužení zaměstnanecké karty a když jsme se podívali na dokumenty, zjistili jsme, že nemá zaměstnaneckou kartu, ale například modrou kartu či jednou dokonce povolení k pobytu za účelem podnikání.

Nesprávné určení typu povolení k pobytu s sebou může přinášet velké množství komplikací od naprosto jiných procesů a potřebných dokumentů, až po risk zásadních komplikací a pokut. Například zaměstnání cizince, který v ČR pobývá na základě povolení k pobytu za účelem podnikání je ve většině případů protizákonné s hrozbou vysoké pokuty pro zaměstnavatele.

Zkontrolujte, kdy zaměstnanecké kartě končí platnost

Obecně vzato je možné o prodloužení platnosti zaměstnanecké karty žádat až 120 dní před jejím vypršením (a nejpozději v poslední den platnosti). Kompletace dokumentů a případné získání termínu na podání žádosti na MVČR může trvat několik týdnů. Následné schvalování by sice dle zákona o pobytu cizinců nemělo trvat déle než 60 dnů, v praxi to ale často bývá mnohonásobně déle. I po schválení žádosti je třeba počítat zhruba s dalším 5-8 týdny na zajištění biometriky a vyzvednutí samotné pobytové karty.

Rozhodně tedy doporučujeme využít té možnosti a žádost podat co nejdříve.

V praxi samozřejmě řešíme i případy, kdy se k nám cizinec dostane a už mu zbývá třeba jen jeden týden platnosti zaměstnanecké karty. Prakticky vše je řešitelné, nicméně začít pozdě je stresující pro všechny strany a zároveň je zde vždy riziko, že se něco nepovede. Mnohokrát se nám za těch 10+ let praxe stalo, že např. Ministerstvu vnitra vypadly systémy a celý den nebyli schopní nabírat nové žádosti. Pokud by se toto stalo v poslední den platnosti zaměstnanecké karty cizince, může to v extrémním případě vést až k vyhoštění.

Proces prodloužení zaměstnanecké karty

Pokud jste zkontrolovali, že cizinec má opravdu zaměstnaneckou kartu a zároveň máte stále dostatek času na prodloužení, můžete se pustit do samotného procesu.

Jak žádost podat?

Žádost o prodloužení platnosti zaměstnanecké karty se vždy podává na pracovišti Ministerstva vnitra, Odboru azylové a migrační politiky. Na kterém pracovišti přesně záleží na bydlišti klienta, vždy byste měli jednat s místně příslušným pracovištěm.

Žádost o prodloužení zaměstnanecké karty je možné podat jak osobně, tak poštou. Teoreticky je možné využít i datovou schránku, nicméně to v současné praxi nedává smysl. Zaprvé MVČR stále vyžaduje platbu administrativního poplatku pomocí kolků. Dále je také nutné všechny dokumenty oficiálně konvertovat z fyzické do elektronické podoby, což zabere spoustu času.

My v praxi nejčastěji zasíláme žádosti našich klientů poštou. Pokud to chcete udělat i Vy, je to ideální, jen si dejte pozor na několik věcí. Např. všechny dokumenty musí být zaslány v originálech či ověřených kopiích, všechny dokumenty také musí být podepsané (formulář žádosti apod.). Pokud budete žádost posílat za svého zaměstnance, měli byste také doložit plnou moc, že jste oprávnění za zaměstnance v této záležitosti jednat.

Pokud si nejste něčím 100% jistí, doporučujeme Vám poptat naši službu a my rádi vše zařídíme. Případů prodloužení zaměstnanecké karty jsme úspěšně zařídili stovky, takže víme co děláme. Tato služba je také jedna z nejlevnějších, takže Vás to ani nijak finančně nezatíží.

Posledním upozorněním je, že všechny dokumenty musí být na MVČR doručeny před vypršením platnosti současné zaměstnanecké karty. Zejména pokud se vypršení platnosti rychle blíží, je třeba zvážit, zda dokumenty posílat poštou či zda radši zajít na pobočku MVČR osobně.

Jaké dokumenty jsou k prodloužení zaměstnanecké karty potřeba

K prodloužení platnosti zaměstnanecké karty je třeba doložit následující dokumenty:

• správně vyplněný a podepsaný formulář žádosti,
• originál pasu,
• 1 pasovou fotografii,
• potvrzení o zajištění ubytování,
• původní pracovní smlouvu plus doklad potvrzující, že je smlouva stále platná – např. prodloužení pracovní smlouvy, čerstvě podepsaný dodatek či potvrzení o tom, že pracovní poměr stále trvá,
• doklad o vzdělání – ten může být vyžadován pouze v případě změny zaměstnavatele či pracovního zařazení, pokud je cizinec na stále stejné pozici, není třeba dokládat,
• administrativní poplatek – v 11/2024 se jedná stále o 2 500 Kč v kolcích,
• plná moc – pokud budete zaměstnance v procesu zastupovat Vy, případně to necháte na nás, bude třeba doložit i plnou moc k tomuto úkonu.

Jak probíhá proces prodloužení zaměstnanecké karty

Jakmile máte připraveny veškeré dokumenty, probíhá proces následovně:

1. Podání žádosti na MVČR – ať už osobně či poštou, žádost musí být na MVČR doručena před vypršením platnosti stávající zaměstnanecké karty. Ideální je také podat žádost kompletní a bez chyb – urychluje to řízení a snižuje stres.
2. Čekání na schválení – oficiálně má MVČR na schválení (vydání rozhodnutí) žádosti o prodloužení platnosti zaměstnanecké karty 60 dnů. V praxi to tak občas je, často je ale nutné čkat několik měsíců. Pro MVČR nejsou tyto žádosti prioritou, neboť zde cizinec může legálně pobývat během celého schvalovacího procesu a může i nadále pracovat. Doporučujeme také pravidelně kontrolovat číslo jednací a sledovat stav žádosti. MVČR ve většině případů o schválení žádosti nedává vědět, případně s mnoha týdenním zpožděním. Je dobré si tedy veš hlídat sami.
3. Domluvení biometriky – za předpokladu, že vše šlo hladce a žádost byla schválena, je dalším krokem domluvení tzv. biometriky – tedy schůzky s MVČR, na které budou cizinci odebrány biometrické údaje (otisky prstů, fotografie a digitalizovaný podpis). Tuto schůzku je nutné domluvit telefonicky a není možné jí měnit! Je tedy třeba řádně potvrdit, že cizinec nemá zrovna naplánovanou nějakou pracovní (či soukromou) cestu apod. V závislosti na pracovišti MVČR, pod které cizinec spadá, může trvat domluvení biometriky od několik dnů do několika týdnů.
4. Vyzvednutí biometrické karty – po odebrání biometrických údajů musí MVČR vyhotovit samotnou pobytovou kartu. To trvá zhruba 2-3 týdny a termín pro vyzvednutí si cizinec domluví rovnou při odebrání biometrických údajů.
5. Klídek na dva roky a pak vše znovu 🙂 – standardně se zaměstnanecká karta i její prodloužení vydává na dva roky. Platnost zaměstnanecké karty může být nicméně zkrácena např. na základě platnosti pracovní smlouvy (př. smlouva je jen na rok, zaměstnanecká kartu bude také jen na rok) či na základě délky procesu (pokud schvalování trvá dlouho, cizinec už nedostane zaměstnaneckou kartu na plné dva roky, ale na dva roky od skončení platnosti předchozí karty). 120 dnů před vypršením platnosti nově vydané zaměstnanecké karty začínáte proces znovu od začátku se stejnými pravidly, která jsme si prošli výše 🙂

Ačkoliv je prodloužení zaměstnanecké karty jedním z nejjednodušších úkonů v agendě zaměstnávání cizinců, je i zde spousta pravidel, která je třeba mít na paměti. Pokud máte odvahu se do procesu pustit sami, gratulujeme a doufáme, že tento článek Vám pomůže vyhnout se nejčastějším problémům.

Pokud se touto agendou sami zabývat nechcete, kontaktujte nás a mi se rádi o vše postaráme 🙂